Nel panorama del mondo degli eventi, la maggiore difficoltà è sempre quella di reperire location e fornitori di qualità e a prezzi competitivi anche in quelle destinazioni poco conosciute nelle quali non abbiamo mai organizzato nulla. Da oggi, peró, il web ancora una volta corre in nostro aiuto per sopperire a questa carenza ed agevolare il lavoro degli organizzatori. Negli ultimi tempi, infatti, sono nati molti portali che si occupano di raccogliere tutti gli operatori di settore, dalle location ai tecnici della luce. Un esempio su tutti è il sito internet Meeting-hub.net che alla velocità di un click è in grado di fornirci una lista completa di fornitori per qualsiasi necessità organizzativa. Il portale ha avuto un tale successo da essere diventato in breve tempo un punto di riferimento per gli operatori del settore.
Come funzionano più nello specifico? Scopriamolo insieme.
COSA SONO
Si tratta di aggregatori di fornitori di servizi per organizzazione di eventi. Ovviamente la profondità di assortimento dipende molto dalla tipologia di portale ma genericamente si puó dire che quasi tutti hanno almeno la sezione dedicata alle location, al catering, ai servizi di trasporto nonchè a servizi diversi quali ad esempio fornitura di attrezzature (sedie, apparecchiature multimediali, etc).
Le aziende che si iscrivono possono presentare la propria struttura ad un’ampia platea di operatori mentre chi deve Organizzare un Meeting, un congresso o un evento più in generale sa di avere tutto l’occorrente a portata di click.
COME FUNZIONANO
Il funzionamento è abbastanza semplice. I fornitori sono suddivisi per categoria merceologica e per località la comoda funzione interna di search permette di effettuare una ricerca secondo i parametri dettati dalle nostre esigenze specifiche.
Per ogni fornitore è presente una scheda dettagliata. Nel caso delle location vi sono indicate non solo le specifiche della struttura ma ci sono anche le foto nonché – dato fondamentale – la capienza delle sale a disposizione. Vi sono inoltre indicati eventuali servizi specifici come quelli per disabili o eventuali apparecchiature o strutture particolari in modo tale da agevolate il lavoro degli organizzatori.
COME RICHIEDERE DEI PREVENTIVI
Per richiedere un preventivo è necessario contattare il potenziale fornitore attraverso il portale. Ovviamente nella richiesta occorre specificare la data, il numero delle persone presenti all’evento ed altre informazioni di questo tipo. Nel giro di breve un responsabile della struttura provvederà a presentarci un preventivo per quanto richiesto.
PERCHÈ UTILIZZARLI
Perchè sono il modo più facile e veloce per avere a portata di mano centinaia di fornitori anche in quelle località che non conosciamo direttamente e, quindi, sono più difficili da gestire.
Inoltre, la possibilità di avere una così ampia scelta permette anche di riuscire a trovare un buon compromesso tra qualità e prezzo in modo tale da avere la certezza di riuscire a rispettare il budget previsto.
Per le strutture che vi aderiscono, invece, è un ottimo sistema per farsi conoscere dai potenziali clienti.